Zakelijke facturen opstellen

U bent net als ondernemer gestart en u gaat binnenkort uw eerste factuur versturen. Afhankelijk van de afspraken die u met uw klant heeft gemaakt, doet u dit voor of na de oplevering van uw diensten of producten. Het is natuurlijk belangrijk dat u een duidelijke en correcte factuur opstelt. Maar welke gegevens zijn vereist? En zijn er handige tools om een factuur op te maken? In dit artikel leggen wij u uit hoe u een zakelijke factuur opstelt en wat u daar allemaal voor nodig heeft.

Een complete factuur opstellen: alle vereiste informatie op een rij

De Federale Overheidsdienst Financiën (FOD) heeft een aantal eisen opgesteld waar een factuur aan moet voldoen. Zorg dat u deze gegevens bij de hand heeft en vraag deze na indien van toepassing op uw klant.

• Het woord 'factuur' moet vermeld staan
• Factuurdatum
• Factuurnummer
• Uw bedrijfsnaam en adres
• Uw btw-nummer
• Uw ondernemingsnummer
• Het nummer van uw bankrekening
• De bedrijfsnaam en het adres van uw klant
• Het btw-nummer van uw klant, indien deze btw-plichtig is (uitzonderingen: vrije beroepen en instellingen in de sociale sector)
• Datum waarop de producten of diensten geleverd zijn of datum van een vooruitbetaling
• Omschrijving en hoeveelheid van de geleverde producten of diensten + prijs
• Het totale bedrag exclusief btw
• Het gehanteerde btw-tarief
• Het totaalbedrag dat aan btw wordt verrekend

Naast deze verplichte gegevens is het ook zeer gebruikelijk om een betalingstermijn zeer gebruikelijk om op een factuur te zetten. Zo maakt u het de klant makkelijker om op tijd te betalen en het juiste bedrag naar het correcte rekeningnummer over te maken. Hebben uw klanten ieder een eigen klantnummer? Dan mag deze informatie ook op de factuur worden toegevoegd. Vermeld ook eventuele reis- en verzendkosten en neem deze mee in het totaalbedrag.

Factuur ontwerpen

Om zelf een factuur te maken, is het handig om een template te ontwerpen. Een voordeel hiervan is dat u de factuur maar één keer hoeft te maken. Dit sjabloon dient als basis, waardoor u bij een nieuwe factuur slechts een deel van de gegevens hoeft te wijzigen. Dit scheelt niet alleen een hoop tijd, maar vermindert ook de kans op fouten in de vermelding van de verplichte gegevens.

Factuur ontwerpen met een boekhoudprogramma

Boekhoudprogramma’s zijn een veelgebruikt middel om facturen te versturen. Omdat deze programma’s u ook andere boekhoudkundige zaken uit handen kunnen nemen, is deze boekhoudsoftware voor zowel grotere ondernemingen als kleine zelfstandigen erg handig.

Met een boekhoudprogramma zoals Exact Online, Moneybird of DigitaleFactuur maakt u een factuur zonder al te veel na te hoeven denken over het ontwerp. Kies uit één van de templates en pas hem aan naar uw wensen. Denk hierbij aan het logo van uw bedrijf, kleuren, lettertypes, lay-out en de gegevens die op de factuur moeten staan.

Factuur ontwerpen met een website of software

Een andere mogelijkheid is uw facturen ontwerpen via een website zoals Canva of Adobe Express. Hier kan u kiezen uit allerlei gratis en betaalde templates die u volledig kan personaliseren. Ook software zoals Microsoft Word en Excel zijn veelgebruikte tools om een factuur te ontwerpen. Deze programma’s bieden allerlei ontwerpen waar u uit kan kiezen en die u naar hartenlust kan aanpassen. Zo heeft u in een handomdraai een template voor een factuur. Uiteraard kan u deze websites en applicaties ook gebruiken om zonder een template uw factuur te ontwerpen. Heeft u een apparaat van Apple? Dan kan u ook Pages of Numbers gebruiken om een factuur te maken.

Of u nu kiest voor het opstellen van een factuur via een boekhoudprogramma, website of software: het is belangrijk dat uw factuur aansluit bij de huisstijl van uw onderneming en de verplichte gegevens bevat. Zorg er daarnaast voor dat de factuur er overzichtelijk en professioneel uitziet.

Factuur versturen

Wanneer u een opdracht heeft afgerond, verstuurt u de factuur uiterlijk op de 15e dag van de volgende maand. Wanneer u bijvoorbeeld op 10 februari heeft u een klus afgerond, dan verzendt u vóór 15 maart uw factuur op één van de volgende manieren:

• Via e-mail: veel ondernemingen versturen hun facturen via mail. Deze methode is snel, gemakkelijk, goedkoop én milieuvriendelijk. Een nadeel is dat de factuur in de spamfolder van uw klant terecht kan komen. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat er bij digitale facturering vaker een betalingsherinnering verstuurd moet worden. Hierdoor leidt het nawerk, zoals klanten opbellen of herinneringen versturen, vaak tot hoge kosten.
• Per post: een factuur die per post wordt verzonden, is tastbaar en kan uw klant in een opbergmap bewaren. Onderzoek heeft uitgewezen dat klanten een fysieke factuur sneller betalen dan een digitale versie.
• Via een boekhoudprogramma: een groot voordeel van deze manier is dat het programma het werk van de verzending, en eventueel het opstellen van een e-mail, uit handen neemt. Zo verstuurt u gemakkelijk en snel iedere factuur. Uiteraard betaalt u vaak voor dit soort boekhoudprogramma’s, waardoor u soms met hoge kosten te maken krijgt.

Wij raden u aan om uw facturen per post te versturen. U drukt deze het beste af met een laserprinter. Bij dit printertype liggen de afdrukkosten per pagina namelijk een stuk lager dan bij een inkjetprinter. Bestel daarnaast meteen ook toners van ons 123inkt huismerk mee om nóg goedkoper uit te komen! Onze toners zijn volledig gevuld en gaan langer mee, zodat u meer documenten kan afdrukken. Samen met het 123inkt printpapier bespaart u zo eenvoudig op uw printkosten.

Bewaarplicht van facturen

Als ondernemer bent u verplicht de facturen die u verzendt en ontvangt op de juiste manier te bewaren. Dit geldt ook voor bonnetjes. U heeft een wettelijke bewaarplicht van tien jaar. De bewaarplicht is voor zowel bedrijven als zelfstandigen van toepassing. U mag zelf bepalen of u de facturen fysiek of digitaal bewaart. De originele factuur dient daarbij wel volledig en juist opgeslagen te worden. De kans bestaat namelijk dat de Federale Overheidsdienst Financiën uw administratie komt controleren. Als er facturen ontbreken of slecht leesbaar zijn, dan voldoet u niet aan de bewaarplicht. De fiscus kan u hiervoor een boete opleggen. In ernstige gevallen kan u zelfs strafrechtelijk worden vervolgd.

Buiten het feit dat u verplicht bent van dit te doen, is het natuurlijk ook voor uzelf handig als uw financiële administratie op orde is. Berg uw facturen en andere bedrijfsformulieren daarom veilig op in classeurs. Dit is ideaal om uw administratie te archiveren en snel terug te vinden.